Effectieve vergaderingen geven je het gevoel dat je echt iets hebt bereikt. Ze laten je energiek voelen. Wat maakt een vergadering effectief? Een effectieve vergadering heeft de volgende kenmerken:
-
- Ze bereiken het doel van de bijeenkomst
- Ze nemen een minimale hoeveelheid tijd in beslag
Wanneer je vergadering op de twee bovenstaande punten goed voorbereidt, uitvoert en evalueert, wordt het een effectieve vergadering. In de onderstaande tekstgedeeltes vertellen wij hier meer over.
Het doel van de bijeenkomst
Een effectieve vergadering heeft doel dat je wilt bereiken. Vertel van tevoren duidelijk aan de deelnemers wat het doel van de vergadering is. Er worden nog te vaak vergadering gehouden om iets te bespreken zonder dat men een doel (gewenst resultaat) voor ogen heeft. Voorbeelden van doelen zijn:
- Tot een beslissing komen
- Ideeën genereren
- Plannen bekendmaken
Hoe zorg je ervoor dat je vergadering een doel heeft? Gebruik onderstaande zin bij de voorbereiding van de vergadering. ‘Aan het einde van de vergadering wil ik dat de groep…’ Met het eindresultaat duidelijk gedefinieerd, kun je vervolgens de inhoud van de vergadering bepalen en bepalen wie er aan de vergadering moet deelnemen.
Duur van de vergadering
Tijd is kostbaar en niemand wil dat deze wordt verspilt. Verspilling van tijd in een vergadering is voor iedereen die deelneemt aan de vergadering tijdverspilling. Om ervoor te zorgen dat je alleen bespreekt wat er besproken moet worden, kun je het beste een agenda maken. De agenda is tijdens de vergadering een goed hulpmiddel om de vergadering doelgericht en niet te langdradig te houden. Zo verwijs je naar de agenda wanneer jullie van het onderwerp afdwalen. Houd rekening met de volgende factoren wanneer je een agenda wilt opstellen:
-
- Prioriteiten: wat moet absoluut worden besproken?
- Resultaten: wat wil je bereiken en wat heb je nodig om je doel te bereiken?
- Deelnemers: wie moet de vergadering bijwonen om de vergadering succesvol te laten zijn?
- Tijd: hoeveel tijd zal worden besteed aan ieder onderwerp?
- Datum en tijd: wanneer vindt de vergadering plaats?
- Plaats: waar vindt de vergadering plaats?
- Leiding: geef aan wie de discussie of presentatie van ieder item zal leiden.
Wanneer je in kaart hebt gebracht wat er moet worden besproken en voor hoe lang, kun je kijken naar die informatie die vooraf moet worden voorbereid. Wat moeten de deelnemers weten om de vergadertijd optimaal te benutten? En welke rol dienen ze te vervullen tijdens de vergadering, zodat ze de juiste voorbereidingen kunnen doen? Een aantal voorbeelden:
-
- Als je een lopend project bespreekt, laat iedere deelnemer dan zijn of haar voortgang tot op heden samenvatten.
- Wanneer het een vergadering is om een probleem op te lossen, vraag dan of de deelnemers na willen denken over een haalbare oplossing.
Ons advies is de agenda als tijdschema te gebruiken. Wanneer je merkt dat de tijd opraakt voor een bepaald onderwerp, overweeg dan om een beslissing te nemen, de discussie op een ander tijdstip voort te zetten of deze toe te wijzen voor een discussie door een subcommissie. Een subcommissie is een commissie van een grotere commissie. Zorg ervoor dat alleen de deelnemers aanwezig zijn die deel moeten nemen aan deze vergadering om tot een beslissing te komen.
Vergaderlocatie
Ben je op zoek naar een effectieve vergaderlocatie? Klik dan hier!