Er zijn onnoemelijk veel factoren betrokken bij de efficiëntie, effectiviteit en nauwkeurigheid in een organisatie. Elke werknemer kan hier iets in verbeteren, ook al heb je in een managementfunctie meer invloed erop. Als we de hele organisatie beschouwen is het vanzelfsprekend onwenselijk om middelen en tijd te verspillen. Daarom is het belangrijk om essentiële factoren voor efficiëntie te bespreken.
Informatie delen
Informatie delen is één van de belangrijkste aspecten in een organisatie in de kenniseconomie. Het is hierbij cruciaal dat iedereen de meest recente informatie heeft en dat oude informatie wordt verwijderd of gearchiveerd. Gelukkig bestaan cloud services tegenwoordig, waarbij aanpassingen in gegevens vaak direct zichtbaar zijn.
Slimme software
Tevens bestaat er veel slimme software om processen te beheren en zo efficiënt mogelijk te maken. Vaak zijn zulke programma’s gemaakt door experts die er vrij veel tijd aan hebben besteed. Zij hebben er goed over nagedacht, wat jou weer tijd en dus geld scheelt, ook al betaal je voor zulke tools. Er zijn bijvoorbeeld programma’s voor marketing automation en de personeelsplanning, die helemaal voor je klaar staan om te gebruik. Je kunt ze vaak ook aanpassen aan je eigen wensen. De personeelssoftware van Nostradamus is te gebruiken in veel sectoren.
Neem tijd om te communiceren
Veel informatie wordt echter in persoon gedeeld. Dit blijft ook in dit digitale tijdperk een belangrijke bezigheid. Hieraan moet soms tijd worden besteed, vooral door managers. Managers zijn vaak schakels in de communicatie tussen werknemers en zijn tevens verantwoordelijk voor de communicatie van hiërarchisch hogere lagen in de organisatie. Zij zijn ook verantwoordelijk voor de afdeling. Voor managers is het daarom vaak normaal om een groot deel van hun tijd te besteden aan communiceren. Dit leidt tot minder fouten of misverstanden, wat op z’n beurt weer leidt tot een vergrote efficiëntie.
Om dit samen te vatten: redelijk simpele manieren om efficiëntie of factoren die efficiëntie beïnvloeden te verbeteren zijn het gebruik van real-time informatie, het gebruik van slimme software en tijd nemen voor persoonlijke communicatie.